Eine kleine Revolution: Die neue Art der Datenanalyse in Excel 12

Kürzlich hatte ich in einem Artikel einen kleinen Überblick gegeben, welchen interessanten Neuigkeiten es in Excel aus Microsoft 365 im Laufe dieses Jahres so gab.

Eine dieser Neuigkeiten möchte ich im heutigen Beitrag etwas näher beleuchten. Eine Tabellenfunktion, die in meinen Augen ein absoluter Hammer ist, denn sie wird zukünftig vielleicht sogar die eine oder andere Pivot-Tabelle überflüssig machen.

Wer also Microsoft 365 im Einsatz hat, sollte unbedingt weiterlesen. Alle anderen Anwender kommen leider nicht in den Genuss dieser fantastischen Funktion, tut mir sehr leid. Aber lesen darfst du diesen Artikel natürlich trotzdem 😉

Und los geht’s!


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Datentabellen verdichten

Wer bisher Daten einer Liste oder Tabelle gruppiert auswerten wollte, tat diese vermutlich mit einer Pivot-Tabelle. Im folgenden Bild habe ich links eine kleine Umsatzliste vorbereitet, die ich rechts daneben mit Hilfe einer Pivot-Tabelle nach Vertriebsregionen zusammengefasst habe:

Verdichtung von Daten mit einer Pivot-Tabelle

Seit Kurzem gibt es jedoch eine neue Tabellenfunktion, die genau das ebenso hinbekommt. Und im Gegensatz zu Pivot-Tabellen nicht erst aktualisiert werden muss, wenn sich die Quelldaten verändert haben.

Bühne frei für GRUPPIERENNACH

Im aktuellen Kanal von Excel aus Microsoft 365 gibt es seit September 2024 unter anderem die neue Funktion GRUPPIERENNACH

Falls diese Funktion bei dir noch nicht verfügbar ist, kann das daran liegen, dass deine Excel-Version zum halbjährlichen oder jährlichen Enterprise-Kanal gehört und Aktualisierungen daher erst zeitverzögert bei dir ankommen. Dann heißt es, einfach noch ein wenig Geduld haben. Mehr zu den verschiedenen Updatekanälen findest du hier.

Dann schauen wir uns mal an, wie die Gruppierung nach Regionen ohne eine Pivot-Tabelle mit GRUPPIERENNACH funktioniert:

Das gleiche Ergebnis mit einer dynamischen Array-Funktion

Eine einzige Formel in Zelle H8 und schon hat man das Ergebnis! Wie das geübte Auge an der blauen Umrahmung erkannt hat, handelt es sich dabei um eine dynamische Arrayfunktion. Das heißt, sie läuft automatisch in so viele Zellen über, wie zur Darstellung der Ergebnisse eben gebraucht werden.

Bevor gleich noch tiefer in die Möglichkeiten dieser Funktion einsteigen, schauen wir uns erst die grundsätzliche Syntax an. Denn an die Funktion können bis zu 8(!) Parameter übergeben werden. Dabei sind nur die ersten 3 obligatorisch, die restlichen 5 Parameter sind optional.

Bis zu 8 Parameter für alle Einsatzbereiche

Wie sich an der Anzahl der Parameter schon erahnen lässt, kann die Funktion durchaus etwas komplexer werden. Etwas ärgerlich dabei ist, dass Microsoft offensichtlich wenig Energie in die Übersetzung der Parameter steckt, die Namen der Parameter in der Intellisense-Hilfe offenbaren nicht auf Anhieb, worum es eigentlich geht.

=GRUPPIERENNACH(row_fields; values; function; [field_headers]; [total_depth]; [sort_order]; [filter_array]; [field_relationship])

Bitte lass dich nicht von der schieren Anzahl der Parameter verschrecken! Es lohnt sich wirklich, sich ein wenig damit zu beschäftigen. Daher hier ein kleiner Überblick:

Die Syntax der GRUPPIERENNACH-Funktion

Eines der Highlights ist der 3. Parameter „function“. Hier kann man auf 17 verschiedene Funktionen zurückgreifen, um seine Daten zusammenzufassen: Von der einfachen Summe über Minimum (MIN), Maximum (MAX) oder auch Prozentanteile („PROZENTVON“) sind praktisch alle wichtigen Funktionen vorhanden. Und wem die Klassiker nicht ausreichen, der kann sich sogar mit der neuen LAMBDA-Funktion noch mehr austoben.

Schauen wir uns doch gleich mal ein paar weitere praktische Beispiele an.

Weitere praktische Anwendungsbeispiele

Beispiel 2:
fasst die Daten auch nach Regionen zusammen, sortiert die Ergebnisse aber absteigend nach der Umsatzhöhe:
=GRUPPIERENNACH(B8:B32;F8:F32; SUMME;;;-2)

Die Ausgabetabelle absteigend nach Umsätzen sortiert

Optionale Parameter, die man nicht benötigt, können mit einem Semikolon einfach übersprungen werden, das kennt man ja schon aus anderen Excel-Funktionen. Erwähnenswert an diesem Beispiel ist der 6. Parameter für die Sortierung. Hier gibt man einfach die Spaltennummer an, nach der sortiert werden soll. Und für eine absteigende Sortierung sorgt einfach ein Minuszeichen vor der Spaltennummer. Genial!

Beispiel 3:
Hier sollen neben den Regionen auch noch die Verkäufer in der Auswertung erscheinen. Da die beiden Spalten in der Datentabelle unmittelbar nebeneinander liegen, werden im ersten Parameter einfache beide Quellspalten angegeben (B8:C32)
=GRUPPIERENNACH(B8:C32;F8:F32;SUMME)

Ausgabe von zwei Feldern im Zeilenbereich

Beispiel 4:
Mit Hilfe des 5. Parameters („total_depth“) können neben dem Gesamtergebnis auch noch Zwischensummen nach jeder Region eingefügt werden:
=GRUPPIERENNACH(B8:C32;F8:F32;SUMME;;2)

Automatische Zwischenergebnisse

Beispiel 5:
Was ist aber, wenn man mehrere Spalten ausgeben möchte, die in der Datentabelle NICHT unmittelbar nebeneinander liegen? In diesem Fall werden die einzelnen Spalten einfach mit der HSTAPELN-Funktion zusammengefasst:
=GRUPPIERENNACH(HSTAPELN(B8:B32;D8:D32);F8:F32;SUMME;;2)

Zwei nicht zusammenhängende Felder im Zeilenbereich

Beispiel 6:
Dass man diesen Trick mit HSTAPELN auch für die Wertespalten nutzen kann, zeigt dieses Beispiel. Hier werden neben den Umsätzen auch noch die Mengen ausgegeben:
=GRUPPIERENNACH(D8:D32;HSTAPELN(E8:E32;F8:F32);SUMME)

Nicht zusammenhängende Felder im Wertebereich

Die Liste der Beispiel ließe sich noch endlos fortführen. Aber ich denke, du hast jetzt schon eine Ahnung davon bekommen, was in der GRUPPIERENNACH-Funktion steckt.

Pivot-Tabelle oder GRUPPIERENNACH: Was ist besser?

Wie immer kommt es auf den konkreten Anwendungsfall an. Und falls du kein Microsoft 365 nutzt, hat sich die Frage ohnehin erübrigt.

Hier ist eine kleine Gegenüberstellung der beiden Techniken.

Fazit und Ausblick

Du wirst mir wahrscheinlich zustimmen, dass die GRUPPIERENNACH-Funktion zu den interessantesten Funktionen gehören dürfte, die in den letzten Jahren in Excel eingeführt wurden. Es war noch nie so einfach, ohne eine Pivot-Tabelle Daten auf diese Art und Weise auszuwerten. Die integrierten Sortier- und Filterfunktionen ermöglichen passgenaue Ausgaben, ohne zwingend auf weitere Excel-Funktionen zurückgreifen zu müssen.

Wie man in der kleinen Vergleichstabelle oben sieht, haben Pivot-Tabellen aber weiterhin ihre Berechtigung und können ihre Stärken vor allem im Umgang mit großen Datenmengen ausspielen. Wer in der Vergangenheit schon mit Pivot-Tabellen gearbeitet hat oder zumindest gesehen hat, wie einfach man durch das bloße Ziehen, Einfügen oder Ersetzen von Feldern seine Auswertungen aus unterschiedlichen Blickrichtungen betrachten kann, wird gerne weiterhin darauf zurückgreifen.

Aber es wird in Zukunft sicherlich genügend Anwendungsfälle geben, wo die Dynamik von GRUPPIERENNACH vielleicht einfach die bessere Wahl sein wird. Die oben gezeigten Beispiele geben ja schon einen guten Einblick in die Möglichkeiten, weitere Beispiele werden hier auf dem Blog sicherlich noch folgen.

Im nächsten Artikel werde ich dir noch eine neue Funktion vorstellen, die sogar noch einen Schritt weiter geht. Es bleibt also spannend!
 

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