Sicherheit einer Excel-Datei erhöhen: 4 grundlegende Tipps 14

Datenschutz und Datensicherheit ist immer ein wichtiges Thema, nicht zuletzt vor dem Hintergrund, dass auch in Excel häufig vertrauliche Daten verwaltet werden. Auch wenn Excel alles andere als ein Hochsicherheitstrakt ist, sollte man zumindest die generelle Schutzmechanismen kennen, die das Programm mitbringt.

Und genau dazu hat sich mein heutiger Gastautor Konstantin Matern einige Gedanken gemacht und für dich ein paar nützliche Tipps zusammengestellt.

Vielen Dank an Konstantin für diesen Beitrag und für dich viel Spaß beim Lesen!

Excel ist hervorragend dafür geeignet sensible Informationen zu speichern. Du kannst das Office-Produkt z.B. dafür nutzen die Passwörter für verschiedene Dienste zu archivieren oder Kundennamen und Kundeninformationen. Damit persönliche Daten immer gut geschützt und übersichtlich aufbereitet sind, habe ich für dich 4 Tipps parat.

Allgemein ist es empfehlenswert die gesamte Excel-Datei zu schützen. Wie das funktioniert ist im Beitrag zu den Schutzvorrichtungen in Excel gut beschrieben.

Die verschiedenen Ebenen zum Schutz von Excel-Daten

Zunächst wollen wir uns anschauen, welche Ebenen und Optionen Microsoft Excel bietet, um die Sicherheit einer Excel-Datei zu erhöhen.

Ebene 1: Dateiebene
Die Dateiebene ermöglicht es dir durch Eingabe eines Kennworts die gesamte Excel-Datei zu sperren. Kein Benutzer kann ohne Passwort die Datei öffnen oder Ändern.
Die Dateiebene umfasst folgende Optionen:

• Dateiverschlüsselung: Die Datei wird mit einem Kennwort verschlüsselt. Nur Benutzer mit Kennwort können die Excel-Datei öffnen.
• Kennwortfestlegung für Öffnen oder Ändern von Dateien: Benutzer mit Kennwort
• „Als abgeschlossen Kennzeichnen“: Eine nützliche Funktion, wenn du verhindern willst, dass andere Benutzer Änderungen an einer endgültigen Version vornehmen.
• Zugriff einschränken: IRM-Berechtigungen (Informationsrechte) – dürfte für die meisten Privatanwender uninteressant sein.
• Digitale Signatur: Erhöhte Sicherheit durch digitale Signatur einer Zertifizierungsstelle (CA).

Ebene 2: Arbeitsmappenebene
Auf der Ebene der Arbeitsmappe legst du ein Kennwort fest und verhinderst dadurch, dass andere Benutzer Arbeitsblätter löschen, hinzufügen, ändern, verschieben, umbenennen oder ausblenden können.

Ebene 3: Arbeitsblattebene
Auf der Ebene der Arbeitsblätter definierst du wie ein Anwender auf einem Arbeitsblatt arbeiten kann. Du kannst festlegen, welche Optionen ein Anwender einstellen kann. Das kann z.B. sein, dass dieser Zeilen und Spalten hinzufügen kann oder ob er nur nach bestimmten Kriterien die Tabelle sortieren kann.

1. Tipp: Excel-Tabellenblätter für wichtige Informationen nutzen

Excel ist hervorragend als Merkzettel für wichtige Informationen geeignet. Du kannst geheime Daten in unterschiedlichen Tabellenblättern speichern.

Es ist empfehlenswert dir sinnvolle Kategorien zu überlegen, um deine Daten zu speichern. Lege entsprechende Datenblätter, an damit du den Überblick behältst.
Mögliche Kategorien sind z. B.

• Zugangsdaten
• Bankdaten
• Passwörter
• Kundenadressen

So benennst du Tabellenblätter um:

1. Klicke doppelt auf das gewünschte Registerblatt der Tabelle.
2. Der Inhalt der Tabelle wird markiert. (z. B. Tabelle1)
3. Tippe einen sinnvollen Namen ein.
4. Drücke die „Enter“-Taste

Arbeitsblatt umbenenen

2. Tipp: Bestimmte Werte für Dateneingabe erlauben

Damit nicht versehentlich falsche Werte in der Tabelle eingetragen werden, ist es sinnvoll nur bestimmte Werte für die Dateneingabe zu erlauben. So passiert es dir auch nicht, dass du trotz Kopieren deiner Zugangsdaten dich nicht in einem Dienst einloggen kannst.

Du kannst in Excel eine Datenprüfung festlegen. Passwörtern kannst du beispielsweise eine Länge von mehr als 10 Zeichen zuweisen. Außerdem kannst du Sonderzeichen und Zahlen als Voraussetzung definieren. So geht’s für Zellen, die für Passwörter verwendet werden sollen:

1. Markiere die Zellen mit deinen Passwörtern.
2. Gehe auf das Registerblatt „Daten“.
3. Klicke unter „Datentools“ auf die Schaltfläche „Datenüberprüfung…“


Datenüberprüfung einrichten

4. In dem Dialogfenster „Datenüberprüfung“ wählst du unter Einstellungen -> Zulassen den Eintrag „Textlänge“. Wähle diesen aus.
5. Bei „Daten“ kannst du „größer als“ auswählen und dann unter „Minimum“ die Zahl 10 eintragen. So werden nur Passwörter akzeptiert, die aus mehr als 10 Zeichen bestehen.


Textlänge auf Gültigkeit prüfen

6. In der Registerkarte „Eingabemeldung“ kannst du einen Titel und einen Text definieren, der angezeigt wird, wenn du die jeweiligen Zellen anklickst. Da könnte so etwas stehen wie „Gebe mindestens 10 Zeichen ein. Verwende Groß-/Kleinbuchstaben und Sonderzeichen.“
7. Unter der Registerkarte „Fehlermeldung“ kannst du jetzt definieren welche Fehlermeldungen ausgegeben werden, wenn ungültige Daten eingetippt werden.
8. Deine Fehlermeldung kann den Typ „Stopp“, „Warnung“ oder „Information“ enthalten.

Aussagekräftige Fehlermeldung einrichten

• „Stopp“ ist die härteste Prüfung. Werden falsche Daten eingegeben, werden diese abgewiesen.
• Bei „Warnung“ bekommst du eine Warnmeldung, kannst die falschen Werte aber mit einem Klick auf die Schaltfläche „Fortfahren“ dennoch eingeben.
• Beim Typ „Information“ gibt es keine Sicherheit. Du bekommst eine Info, dass die Eingabe außerhalb des Gültigkeitsbereichs liegt. Die Daten werden dennoch in die Zelle eingetragen.

Noch ein Hinweis am Rande:
Auch wenn sich in Excel grundsätzlich alles Mögliche verwalten lässt und die Erfahrung zeigt, dass auch wirklich alles damit gespeichert wird, gibt es insbesondere für die Verwaltung von Passwörtern wesentlich sinnvollere Programme (1Password, KeePass, Lastpass etc., um nur ein paar Beispiele zu nennen). Die hier im Artikel vorgestellten Schutzmechanismen reichen zwar für viele Fälle aus, aber behalte bitte im Hinterkopf, dass auch ein Excel-Passwortschutz nicht völlig unüberwindbar ist.

3. Tipp: Nur bestimmte Bereiche für Bearbeitung freigeben

Es ist sinnvoll dem Anwender nur bestimmte Bereiche für die Bearbeitung freizugeben. So kann dieser nicht ohne weiteres die Datenüberprüfung ändern oder wichtige Zellen bearbeiten. Damit du oder Kollegen gewünschte Daten pflegen können, musst du zuerst die Dateneingabe freigeben.
So aktivierst du den Blattschutz:

1. Markiere alle Zellen, die du für die Dateneingabe freigeben willst.
2. Klicke mit der rechten Maustaste auf deine Auswahl und wähle im Menü den Punkt „Zellen formatieren“.
3. Öffne die Registerkarte „Schutz“.
4. Entferne das Häkchen bei „Gesperrt“.

Zellschutz aufheben oder setzen

Jetzt möchtest du, dass der Rest deiner Tabelle geschützt ist. So stellst du es ein:

1. Gehe auf das Register „Überprüfen“.
2. Klicke in der Gruppe „Schützen“ auf das Symbol „Blatt schützen“.
3. In dem Dialogfenster tippst du jetzt ein Kennwort für den Blattschutz ein.
4. Entferne das Häkchen bei „Gesperrte Zellen auswählen“.


Kennwort für Blattschutz

5. Klicke auf „OK“. Du musst das Kennwort zur Bestätigung erneut eintippen.

Damit kann jetzt jeder Anwender ohne Kennworteingabe nur die freigegebenen Felder bearbeiten. Die Datenüberprüfung ist ebenfalls vor unberechtigten Änderungen geschützt. Das erkennst du im Registerblatt „Daten“ daran, dass das Feld „Datenüberprüfung“ ausgegraut ist.

4. Tipp: Sensible Daten für Dritte ausblenden

Jeder Anwender, der Zugriff auf deine Excel-Datei hat, kann alles lesen. Wenn du jetzt deine Logindaten oder Passwörter vor neugierigen Blicken schützen willst, dann solltest du diese Bereiche für Dritte unsichtbar machen.

Eine einfache und unkonventionelle Möglichkeit ist die Schriftfarbe auf weiß zu ändern. Weiß auf weiß sieht man nicht. Allerdings kann jeder Nutzer die Farbe einfach wieder auf schwarz ändern. Beachte außerdem, dass in der Bearbeitungsleiste der Text weiterhin sichtbar bleibt.

So kannst du sensible Daten dennoch ausblenden:

1. Deaktiviere zunächst den Blattschutz (falls gesetzt).
2. Markiere alle Zellen, die du verbergen möchtest.
3. Ändere die Schriftfarbe unter „Start“ auf weiß bzw. passe sie der Hintergrundfarbe an.
4. Klicke mit der rechten Maustaste die Felder an und wähle im Menü den Punkt „Zellen formatieren“.
5. Wähle die Registerkarte „Schutz“.
6. Setze einen Haken bei „Ausgeblendet“.


Zellinhalte ausblenden

7. Bestätige deine Änderung mit einem Klick auf „OK“.
8. Schalte jetzt noch im Registerblatt „Überprüfung“ deinen Blattschutz wieder ein.

Über den Autor:
Mein Name ist Konstantin Matern. Ich bin ausgebildeter Fachinformatiker und Betreiber vom Portal DSLregional.de. In meiner Laufbahn habe ich bereits viele PC-Neulinge und Fortgeschrittene im Rahmen von Workshops bezüglich PC-Hardware und Bedienung von Office-Produkten geschult. Ich kenne daher die Probleme, die viele Anwender beim Umgang mit Excel haben. Dabei ist das Tabellenkalkulationsprogramm gar nicht so kompliziert, wenn man sich eingearbeitet hat und weiß wo welche Funktion zu finden ist. Außerdem helfen praktische Anleitungen im Internet, wie die von tabellenexperte.de. dslregional.de

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